资料管理制度 工程资料管理制度
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资料管理制度~
一、 文书档案归档制度
1. 各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2. 各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷。
3. 归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。
4. 下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5. 凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6. 重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7. 机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、 专职档案工作人员岗位责任制
1. 认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2. 负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3. 负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4. 负责档案库房各项制度的落实。
5. 积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1. 各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2. 兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3. 兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4. 严格执行各项档案管理制度。
5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2. 各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2. 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4. 库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1. 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2. 凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3. 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5. 对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2. 凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3. 借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4. 借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、 其他
解释权归公司行政人事部。
档 案 管 理 制 度
文件编码：QT/ZB01-01-2006
受控编号：
修改状态：A/1
编 制：
审 核：
批 准：
XXXXX公司
二○○七年元月十日
档 案 管 理 制 度
1 目的和适用范围
1.1 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
1.2 适用于公司各部门资料管理员及档案员。
2 职责
2.1 行政管理部是档案管理的归口部门，各部门有责任做好本部门的资料收集和管理工作。
2.2 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
2.3 档案管理员应严格按制度做好公司各类档案的收集、鉴别、分类、整理、编目、装订及归档工作。
2.4 总工程师及行政管理部经理负责监督档案室资料的完整性。
3 规程
3.1 上级来文件的管理
3.1.1 上级来文件要进行登记，将来文日期、标题、来文机关、来文号、收文号、文件页数等登记在来文登记表上，然后交有关领导和部门阅批或办理。
3.1.2 文件阅毕或交办完成后，对有保存价值的文件应及时收回、归档。
3.2 公司文件管理
3.2.1 技术文件
3.2.1.1 文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。
3.2.1.2 按规定发往有关部门，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。
3.2.1.3 技术文件要归档保管，专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借/外传。
3.3 文件归档管理规定
3.3.1 文件归档的范围
3.3.1.1 公司的规划、年度计划、决定、委托书、协议、合同、会议记录、职工教育、培训、劳动工资、人事档案及党务活动记录等文件。
3.3.1.2 技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装、维修、运行记录，技术引进，技术改造等。
3.3.1.3 产品生产过程形成的文件、资料、各类计划、统计报表、统计分析等文件。
3.3.1.4 生产经营活动中形成的文件、各类生产记录及质量过程控制记录、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。
3.3.1.5 财务审计、会计档案。
3.3.1.6 声像档案。
3.3.1.7 电子档案。
3.3.2 文件的分类与编号方法：按问题分类整理；编号以盒为单位，按文件时间排列次序编号，以固定排列次序并编制盒内文件目录。
3.3.3 文件归档的要求
3.3.3.1 归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。
3.3.3.2 公司的归档文件实行“年度归档制”，即：次年的二月份前为文件归档期。
3.3.3.3 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料；各种质量记录的原始资料则由该记录的归口管理部门负责收集、鉴别、整理、编目、装订后上交档案室，各主管部门经理应积极配合与支持。
3.3.3.4 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责提前归档。
3.3.3.5 归档文件必须完整，清晰，且存档文件以原件为主。
3.3.3.6 电子文件归档要求
a. 电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
b. 检测完需归档的电子文件后，应再编制归档目录，并将目录及文件拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。
c. 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、保管期限、硬件及软件环境。
3.3.4 档案保存期限
3.3.4.1 文件资料的保管期限分为永久、长期（16至50年左右）和短期（15年以下，含15年）三种。
a. 凡是记述和反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展建设 等工作有长远利用价值的文件资料，应列为永久保管。
b. 凡是反映本公司一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。
c. 凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。
3.3.4.2 质量记录保存期限规定
a. 质量管理体系有效性运行的记录保存期为5年。
b. API会标产品记录保存期应符合API相应规定要求，如规范未规定，则保存 期为10年。
3.3.5 文件、资料的保管单位统一由行政管理部设专人负责。
3.4 档案的查阅/借阅
3.4.1 档案借阅者必须做到：
•爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
•注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
3.4.2 本公司人员需查阅/借阅档案时，必须在《文件查阅/借阅登记表》上进行登记。借走文件最长期限不得超过三天，三天后如需继续使用可再续借。
3.4.3 非本公司人员需要查阅/借阅档案时，则须经总经理批准并签写查/借阅记录后方可执行。
3.4.4 电子档案利用时应使用拷贝件，利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
3.5 档案的销毁
3.5.1 公司任何个人或部门非经允许，不得销毁公司档案资料。
3.5.2 需要销毁的文件包括：
3.5.2.1 超过期限的质量控制记录、检验记录及相关台帐；
3.5.2.2 超过期限的设备运行、保养、维修记录；
3.5.2.3 已收回的不再使用的旧文件，仅留一份存档备查；
3.5.2.4 其它需要销毁的文件。
3.5.3 待销毁档案需要填写《文件销毁审批单》，经文件所在部门领导确认，总工程师批准后方可销毁，做好文件销毁记录，记录需永久保存。
3.5.4 在销毁公司档案资料时，必须由总工程师或行政管理部主任指定专人监督销毁。
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20061201 斜体加黑 2处 0601 更换第2、3页
档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，
适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。
在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。
档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式
决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响
因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
资料管理制度包括什么? 答：一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表...
工程项目文件资料管理制度? 答：文件资料的日常管理制度一、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全,符合《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的要求。二、项目技术负责人应定期检查各专业工程师内业资料的收集整理工作,检查资料员的资料归档工作,不定期进行内业工作评比、奖优罚...
涉密文件信息资料保密管理制度 答：法律分析：涉密文件信息资料保密管理坚持专人负责、专门登记、专柜存放、全程管理、确保安全的原则。建立涉密文件信息资料借阅、使用登记制度_借阅和使用涉密文件信息资料,要及时办理登记手续_随时掌握涉密文件信息资料的去向。涉密文件的复印需有单位领导审批同意方可进行，复印件视同原件管理，要及时办理去向登记...
工程资料管理制度 答：工程资料管理制度 1.总则1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(GBT/50328-2001)的要求,特制定本制度。1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可...
资料管理制度 答：1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。2. 各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。五、档案保管制度 1. ...
文档资料的管理制度? 答：为了使拌和站资料管理实现正规化，并切实加强档案资料的管理工作，特制定本制度。一、文件收发1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。2、收文登记主要包括以下内容：收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。3、文件管理...
建筑施工工程技术资料管理的制度? 答：结合项目经理部实际情况，特制订本制度。1、项目经理部资料管理设置一名专人（资料员）负责资料编制、收集、归档管理及相关单位接洽。2、工程资料包括从开工到竣工直至工程资料报送建设单位或城建档案馆全过程的图纸，技术文件资料，资料管理由资料员负责。包括全过程工程资料的收集、整理、报批、归档。资料员...
资料管理制度 答：档案管理制度 一、 总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。 1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向集团行政人事部提交...
怎样写一份公司资料室管理制度或程序?我们资料室主要是管理各种文件及包... 答：资料是指公司在经营活动中形成的的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等 3. 原则 3.1部门重要资料在项目完成前应由部门自己管理，项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。3.2 各部门上交资料，需填写移交表。3.3 行政人事部按规定格式填写案卷...
企业资料室管理制度(管理图纸) 答：图纸管理制度 一、 图纸保管制度 □ 目 的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密 的一部分。对图纸进行妥善保管，能有效地保守机密。第二，维护图纸材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联...
文件档案管理制度
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
九、本制度从二〇一一年七月一日起执行。
二〇一一年六月二十日
工程资料管理制度：
1、工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2、为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。
3、工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。
4、设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。
各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。
5、购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。
拓展资料：工程资料管理办法：
工程资料管理办法是为适应集团公司新的组织架构，明确资料管理程序，按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合集团公司的实际情况而制定的，自印发之日起执行。
参考资料：工程资料管理制度_百度百科
一、 文书档案归档制度
1. 各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2. 各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷。
3. 归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。
4. 下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5. 凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6. 重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7. 机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、 专职档案工作人员岗位责任制
1. 认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2. 负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3. 负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4. 负责档案库房各项制度的落实。
5. 积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1. 各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2. 兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3. 兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4. 严格执行各项档案管理制度。
5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2. 各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2. 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4. 库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1. 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2. 凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3. 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5. 对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2. 凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3. 借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4. 借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、 其他
解释权归公司行政人事部。
档 案 管 理 制 度
文件编码：QT/ZB01-01-2006
受控编号：
修改状态：A/1
编 制：
审 核：
批 准：
XXXXX公司
二○○七年元月十日
档 案 管 理 制 度
1 目的和适用范围
1.1 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
1.2 适用于公司各部门资料管理员及档案员。
2 职责
2.1 行政管理部是档案管理的归口部门，各部门有责任做好本部门的资料收集和管理工作。
2.2 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
2.3 档案管理员应严格按制度做好公司各类档案的收集、鉴别、分类、整理、编目、装订及归档工作。
2.4 总工程师及行政管理部经理负责监督档案室资料的完整性。
3 规程
3.1 上级来文件的管理
3.1.1 上级来文件要进行登记，将来文日期、标题、来文机关、来文号、收文号、文件页数等登记在来文登记表上，然后交有关领导和部门阅批或办理。
3.1.2 文件阅毕或交办完成后，对有保存价值的文件应及时收回、归档。
3.2 公司文件管理
3.2.1 技术文件
3.2.1.1 文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。
3.2.1.2 按规定发往有关部门，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。
3.2.1.3 技术文件要归档保管，专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借/外传。
3.3 文件归档管理规定
3.3.1 文件归档的范围
3.3.1.1 公司的规划、年度计划、决定、委托书、协议、合同、会议记录、职工教育、培训、劳动工资、人事档案及党务活动记录等文件。
3.3.1.2 技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装、维修、运行记录，技术引进，技术改造等。
3.3.1.3 产品生产过程形成的文件、资料、各类计划、统计报表、统计分析等文件。
3.3.1.4 生产经营活动中形成的文件、各类生产记录及质量过程控制记录、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。
3.3.1.5 财务审计、会计档案。
3.3.1.6 声像档案。
3.3.1.7 电子档案。
3.3.2 文件的分类与编号方法：按问题分类整理；编号以盒为单位，按文件时间排列次序编号，以固定排列次序并编制盒内文件目录。
3.3.3 文件归档的要求
3.3.3.1 归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。
3.3.3.2 公司的归档文件实行“年度归档制”，即：次年的二月份前为文件归档期。
3.3.3.3 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料；各种质量记录的原始资料则由该记录的归口管理部门负责收集、鉴别、整理、编目、装订后上交档案室，各主管部门经理应积极配合与支持。
3.3.3.4 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责提前归档。
3.3.3.5 归档文件必须完整，清晰，且存档文件以原件为主。
3.3.3.6 电子文件归档要求
a. 电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
b. 检测完需归档的电子文件后，应再编制归档目录，并将目录及文件拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。
c. 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、保管期限、硬件及软件环境。
3.3.4 档案保存期限
3.3.4.1 文件资料的保管期限分为永久、长期（16至50年左右）和短期（15年以下，含15年）三种。
a. 凡是记述和反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展建设 等工作有长远利用价值的文件资料，应列为永久保管。
b. 凡是反映本公司一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。
c. 凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。
3.3.4.2 质量记录保存期限规定
a. 质量管理体系有效性运行的记录保存期为5年。
b. API会标产品记录保存期应符合API相应规定要求，如规范未规定，则保存 期为10年。
3.3.5 文件、资料的保管单位统一由行政管理部设专人负责。
3.4 档案的查阅/借阅
3.4.1 档案借阅者必须做到：
•爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
•注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
3.4.2 本公司人员需查阅/借阅档案时，必须在《文件查阅/借阅登记表》上进行登记。借走文件最长期限不得超过三天，三天后如需继续使用可再续借。
3.4.3 非本公司人员需要查阅/借阅档案时，则须经总经理批准并签写查/借阅记录后方可执行。
3.4.4 电子档案利用时应使用拷贝件，利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
3.5 档案的销毁
3.5.1 公司任何个人或部门非经允许，不得销毁公司档案资料。
3.5.2 需要销毁的文件包括：
3.5.2.1 超过期限的质量控制记录、检验记录及相关台帐；
3.5.2.2 超过期限的设备运行、保养、维修记录；
3.5.2.3 已收回的不再使用的旧文件，仅留一份存档备查；
3.5.2.4 其它需要销毁的文件。
3.5.3 待销毁档案需要填写《文件销毁审批单》，经文件所在部门领导确认，总工程师批准后方可销毁，做好文件销毁记录，记录需永久保存。
3.5.4 在销毁公司档案资料时，必须由总工程师或行政管理部主任指定专人监督销毁。
修改记录 修改时间 修改标记 修改处数 修改通知单号 备 注
20061201 斜体加黑 2处 0601 更换第2、3页
档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，
适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。
在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。
档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式
决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响
因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
